Важливим компонентом опису ділового процесу є розподіл ролей між його учасниками. Роль визначає набір дій у рамках ділового процесу, який учасник має виконати для досягнення мети процесу. Під час визначення ролі закріплюються місце її розташування, функції, права доступу. Учасник може бути членом певної робочої групи, тоді на нього поширюються всі характеристики цієї групи. Існують три типи ролей:

·   ініціатор роботи — це учасник ділового процесу, який формулює зміст роботи, описує її, запускає на виконання, здійснює контроль і приймає результати;

·   виконавець роботи — це учасник ділового процесу, який виконує роботу, а також звітує і несе відповідальність за її результати. За наявності відповідних прав виконавець може створювати нову роботу як частину тієї, що доручена йому, і призначати нових виконавців. Таким чином він сам стає ініціатором робіт, — створюється традиційна ієрархічна структура управління з кількома рівнями підпорядкованості;

·   спостерігач — це учасник ділового процесу, який відстежує виконання роботи.

Формалізований опис ділового процесу та ділових процедур, що входять до його складу, правил їх виконання і ролей учасників процесу називають моделлю процесу. Модель процесу є результатом ретельного обстеження та аналізу об’єкта автоматизації на предмет оптимізації його діяльності. Із цією метою застосовуються традиційні методології системного аналізу, такі як SADT (Structured Analysis and Design Technique) чи DFD (Data Flow Diagram). Існують і спеціалізовані методології, що підтримуються окремими САДП, наприклад Action Workflow в Action Workflow System.

Модель ділового процесу вводиться у САДП під час впровадження системи за допомогою спеціалізованих формальних мов (скриптів) або графічних засобів. Одержана карта ділового процесу зберігається в базі даних. Зафіксована модель може змінюватись у процесі використання системи. Ця процедура не потребує перепрограмування, її виконує безпосередньо користувач.

У процесі використання САДП керівник або його секретар оформляє розпорядження у вигляді роботи, для якої описуються строки її початку, завершення та інші характеристики. Якщо виконання роботи вимагає ознайомлення з тим чи іншим документом, представленим в електронній формі, він може бути прикріплений до опису роботи для передавання користувачеві.

Згідно з описаними характеристиками САДП передає ініційовані роботи виконавцю або кільком виконавцям, дотримуючись термінів передавання, виду маршрутизації та інших умов. На фізичному рівні інформація про роботи (карти робіт) і документи, прикріплені до робіт, можуть зберігатись у базі даних (на сервері), а користувачам передаються тільки права доступу до них.

Виконавець, одержавши завдання, приступає до його виконання. Якщо виникає потреба в уточненні завдання або оперативному узгодженні, за допомогою системи формулюється відповідний запит.

При переході роботи від одного учасника до іншого до неї можуть додаватися нові дані — «дані про виконання роботи». Вони або вводяться виконавцем у спеціальну екранну форму, яка описує роботу, або генеруються системою самостійно. Зокрема, система генерує дані про час проходження роботою чергового етапу, поточ­ний статус роботи (ініційована, завершена, відкладена), її місцезнаходження і т. ін. Саме ця інформація потрібна ініціаторові роботи для координації процесу і контролю за його виконанням. САДП забезпечує передавання такої інформації в режимі реального часу, усуваючи можливість втрати даних і скорочуючи час їхньої передачі. Одержана інформація є основою для вироблення рішень, які теж оформляються у вигляді робіт. Використання САДП дає змогу значно підвищити рівень обґрунтованості рішень завдяки своєчасному інформуванню керівництва про стан справ.

Таким чином, функціонування САДП дозволяє створити і підтримувати чітку технологію життєдіяльності всього апарата управління. Воно сприяє належній організації робіт, удосконалює зворотні інформаційні зв’язки, зміцнює трудову дисципліну і підвищує організаційну культуру. Поєднання технологій workflow з Web-тех­нологіями дає змогу розширити комунікації та координацію у середовищі розподіленого прийняття рішень за межі окремої установи у рамках систем електронної комерції та віртуальних підприємств.