Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.
Віртуальний офіс: група людей, що працюють разом для досягнення загальної мети при цьому не зустрічаючись один з одним щодня.
У це визначення не включені деякі речі. По-перше, не згадані техно-логії, оскільки вони практично ніяк не пов’язані з управлінням офісом. По-друге, не сказано нічого про географічне положення. Управління віртуаль-ним офісом не пов’язане з простором. Воно визначається виключно дові-рою працівникам у тому, що вони виконують обов’язки без безпосередньо-го спостереження. Навіть в простому офісі, як часто ви зустрічаєтеся з ря-довими співробітниками? Якщо ви з ними все одно не бачитеся, чи має значення, де вони працюють, в сусідній кімнаті або на місяці? Якщо робота виконується, де — в офісі, удома або в парку — вже не так важливо.
Перш ніж ми розглянемо як працює віртуальний офіс (ВО), необхідно розвіяти певне уявлення: ми не довіряємо співробітникам, вони всіляко ухилятимуться від роботи, але при цьому вимагатимуть звичну зарплату.
Хіба це не основна причина, через яку більшість менеджерів не дозво-ляє своїм співробітникам працювати дистанційно? Вони бояться, що якщо
ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС
Працівник не знаходиться в полі зору, то його не можна проконтролюва-ти. Але повернемося, наприклад, до друку брошур. Якщо ви замовляєте її в друкарні, ви турбуєтеся тільки про те, щоб все було зроблено якісно і вчасно. Вас не хвилює те, що співробітники друкарні можуть обідати ці-лих дві години. Вас цікавить тільки наявність готового продукту у вста-новлений час.
Якщо ви даєте завдання людині, незалежно від того, де вона працюва-тиме, діяти повинні ті ж правила: завдання повинне бути виконане в строк.
У дійсності велика кількість компаній має віртуальні офіси. Ми не зу-стрічаємося із співробітниками щодня, велику частину часу вони працю-ють самостійно, і з цим у нас не виникає жодних проблем. <p>Щоб ВО міг працювати необхідно:
Уміти доручати завдання іншим. Ви повинні бути здатні чітко пояс-нити важливість завдання. Це особливо актуально, якщо відсутня можли-вість часто перевіряти хід роботи
Деякий доступний засіб комунікації, чи то особисті зустрічі, телефон, факс, електронна пошта, поштовий голуб або відеоконференція.
Здатність розділити завдання на підзавдання, які співробітник може виконувати незалежно. Наприклад, оператори довідкової служби можуть знаходитися в різних частинах країни. Неважливо, де я знаходжуся, голо-вне, щоб я міг відповісти на питання клієнта при цьому не вдаючись до консультацій інших співробітників. Якщо останнє неминуче, повинні бути готові відповідні засоби комунікації.
Розподілити навантаження так, щоб його вистачало на повний робо-чий день, або розробити схему оплати праці на підставі обсягу виконаної роботи.
Але найголовніше — це вірити у те, що співробітник може виконати завдання без контролю з вашого боку.
Сучасний офіс це набір мережевих служб, таких як, електронна пошта, файловий сервер, сервер додатків (може бути), факс сервер і т. д. роз-ташованих на сервері у вашій локальній мережі. Важко уявити такій офіс без персональних комп’ютерів, копіювальних і факсимільних пристроїв, засобів мобільного зв’язку й інших пристроїв, що дозволяють ефективно вирішувати всі завдання.
Неодмінним атрибутом сучасних офісів є персональні комп’ютери, про-дуктивність яких за обсягом пам’яті, різноманіттю можливостей і швидкості перевершує продуктивність великих обчислювальних машин минулого.
Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)
Крім стаціонарних настільних персональних комп’ютерів в офісній роботі широкого використання набули портативні комп’ютери, які в свою чергу розподіляються на два типи: ноутбуки (або лептопи) і кишенькові комп’ютери (або персональні електронні помічники).
Лептопи (дослівний переклад «Наколінний комп’ютер») мають ті ж можливості, що й настільний комп’ютер і відрізняються від звичайного пе-рсонального комп’ютера тільки розмірами (вага їх може не перевищувати 2 кг). З ними можна працювати, розмістивши на колінах під час зустрічі або перельоту.
Кишенькові комп’ютери (персональні електронні помічники (personal digital assistants, PDAs)) — це мініатюрні комп’ютери, які важать менше 0,5 кг і легко містяться в кишеню піджака. Продуктивність і пам’ять такого комп’ютера обмежені. Кишенькові комп’ютери використовуються в основ-ному для запису й зберігання телефонних номерів, адрес, записок і заміток, невеликих документів для передачі по електронній пошті або факсу, а та-кож для ведення щоденника. З появою стільникового зв’язку PDAs можуть використовуватися як пейджери або для прийому й передачі факсів і елект-ронної Крім того в роботі сучасного офісу застосовується й інші електронні апаратні засоби: модем, мережева карта, різні копіювальні пристрої, скане-ри, факси тощо. Коротко розглянемо основні з них.
Мережева карта дозволяє поєднувати комп’ютери в мережу. Комп’ютерна мережа — це об’єднання двох або більше комп’ютерів і інших при-строїв, що уможливлює обмін інформацією між цими пристроями.
Копіювальні апарати призначені для копіювання текстів, креслень, малюнків. Сучасні моделі копіювальних апаратів мають багато додаткових можливостей: двостороннє копіювання, звірення копій, автоматичне скріп-лення скобами, повнокольорове копіювання тощо.
Факсимільний апарат або факс використовується для електронного пересилання документів з одного місця в інше. По факсу можна передати будь-яку надруковану інформацію або зображення: картину, графік, руко-писні замітки, діловий лист, підписаний контракт і т. д.
Сканери призначені для одержання зображення (текстів, таблиць, кре-слень, схем, малюнків, фотографій) з оригіналів і зберігання отриманого електронного зображення в комп’ютері для наступної роботи з ними.
Багатофункціональні пристрої — пристрої, які можуть виконувати функції копіювального апарата, факсу й сканера.
ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС
Сучасні засоби дозволяють керувати досить великою кількістю працівників, які географічно знаходяться в різних місцях, і при необхідності консультувати їх.
На Заході послугами віртуальних офісів (там вони називаються Call-центрами) користується більшість великих і невеликих компаній. Тільки в США існує більше 70 тисяч Call-центрів. А ми ж не станемо сперечатися, що там свою вигоду розуміють дуже добре.
Нарешті такий корисний і вигідний вид послуг з’явився і у нас. Перший класичний віртуальний офіс в Україні організувала відома пейджингова компанія Beeper. Найбільш «продвинуті» компанії вже встигли скористатися послугами першого українського Call-центру і гідно оцінити переваги такої плідної співпраці.
Послугами віртуального офісу користуються не тільки підприємці, що тільки-но розпочинають свій бізнес і не мають власного офісу. Як це не дивно, але на сьогоднішній день в Україні найбільш активними користува-чами й постійними клієнтами кол-центрів є великі компанії, що працюють на ринку електроніки й побутової техніки, банки, страхові компанії, фірми, що займаються прямими продажами тощо.
До послуг віртуального офісу звертаються також фірми, що відкрива-ють філії та представництва в іншому місті. При цьому витрати на теле-фонні дзвінки зменшуються. За свідченнями експертів, переваги віртуаль-ного офісу полягають також у тому, що власні працівники не відволікають-ся на консультування із приводу характеристик продукції, умов акції й то-му подібних стандартних питань. А клієнт може одержати консультацію у віртуальному офісі в будь-який час доби.
Особливо цінні послуги віртуального офісу для маркетингової страте-гії і тактики будь-якої фірми, незалежно від розмірів і спеціалізації.
При розширенні функцій організації розширюються і можливості віртуального офісу.
У зв’язку з цим є сенс розглянути такі форми організації підприємств як мережеві і віртуальні корпорації. Мережевий характер підприємств ви-являється у тому, що глобальна мережа використовується для обміну необ-хідною інформацією між географічно видаленими підрозділами компанії.
В даний час фірмами широко використовується часткова або повна передача виконання окремих бізнес-функцій і навіть частин бізнес-процесу стороннім особам і організаціям.
Це явище одержало назву аутсорсинг (аутсорсинг — outsourcing (англ.) буквально — процес отримання чого-небудь із зовнішніх джерел).
Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)
Широкий розвиток на Заході аутсорсинг одержав через ряд причин.
По-перше, це зростання інтенсивності конкурентної боротьби у всіх секторах ринку і пов’язана з нею необхідність досягнення найвищої ефек-тивності всіх операцій компанії, яка прагне до завоювання стабільної і дов-готривалої переваги над конкурентами. Досягти самостійно максимального підвищення результативності всіх операцій компанії практично неможли-во, а іноді і недоцільно. Можна довести до досконалості виконання ключо-вих функцій, а решту роботи довірити тим, у кого вона виходить краще за інших. Таким чином, для багатьох компаній залучення сторонніх організацій для виконання окремих робіт стало несподіваним і ефективним виходом. Важко не погодитися з тим, що завжди існують компанії, здатні виконува-ти відносно незалежні функції бізнесу з найбільшою, практично недосяж-ною ефективністю.
По-друге, це прагнення компаній бути «глобальними», тобто, щоб їх-ня продукція і послуги були представлені у всьому світі. Для цього, в пер-шу чергу необхідна відсутність жорсткої «прив’язки» до певної території. Наприклад, власні продуктивні потужності, служба доставки або мережа магазинів є не те щоб серйозною перешкодою, а швидше зайвою розкішшю для фірми, що переходить від ринку однієї країни до іншої принаймні на початковому етапі.
Третій момент, перш за все, пов’язаний з роллю малих підприємств, що збільшується, в світовому бізнесі. Аутсорсинг дає можливість глобаль-ної присутності якої-небудь компанії на ринках багатьох країн без необхід-ності практично пропорційного зростання персоналу для обслуговування нових ринків збуту або виробничих потужностей. Тобто відносно невелика компанія може, із залученням малих підприємств, працювати по всьому світу з центрального офісу або «штабу», зберігаючи контроль над виконан-ням поставлених завдань в межах вибраної стратегії.
Зв’язок центрального офісу з підрозділами здійснюється як правило з використанням електронних засобів і глобальної мережі передачі даних. Революційність такого підходу до створення бізнес-організації полягає хоча б у тому, що покладаючись на звичні визначення і поняття, важко уявити, що це за організація і де вона розташована. як приклад, можемо привести фірму, що займається розробкою програмного продукту (ядро, оболонка), зазвичай відбувається із залученням команд зі всього світу. Великі промислові фірми, які спеціалізуються на випуску електронної апаратури та комп’ютерів, таких як Compaq та IBM, які раніше повністю
ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС
Самостійно виконували весь цикл розробки і виробництва техніки, тепер замовляє за своїми кресленнями і технологічними картами виробництво апаратури азіатським компаніям. Таким чином, їм вдається знизити собіва-ртість своєї продукції і легше витримати конкуренцію з виробниками більш дешевих аналогів.
Для зв’язку з партнерами і підрозділами широко використовуються мож-ливості глобальної мережі, такі як електронна пошта і відеоконференції.
Не зважаючи на те, що у сфері застосування мережевих технологій комп’ютерщикам «всі карти в руки», найпершою компанією, яка в ході розширення і глобалізації бізнесу застосувала модульну структуру і доби-лася приголомшливого успіху, була Nike — лідер американського ринку з виробницта і продажу спортивного одягу та інвентаря.
Мережева або модульна структура дає безліч переваг. В першу чергу — це можливість сконцентрувати зусилля персоналу на вирішенні кількох ос-новних завдань, замовляючи виконання інших функцій, таких як доставка, бухгалтерський облік, а також виробництво фахівцями поза компанією. Модульна корпорація є стрижнем, оточеним гнучкою мережею найкращих постачальників необхідних послуг, які як модулі в конструкторі можуть бути задіяні або виключені у зв’язку з необхідністю.
Найважливішою перевагою є присутність організації в багатьох краї-нах світу, а також можливість завойовувати ринкові позиції скрізь, де є така можливість. Мережева організація консолідує ресурси по всьому світу з метою добитися найкращої якості продукції при максимально низькій ва-ртості, що є одним із вирішальних чинників для досягнення стійкої перева-ги над конкурентами.. Модульна організація може постійно міняти свою структуру для того, щоб виходити на ринок з новою продукцією. Інший, не менш важливий аспект — це вища продуктивність і задоволеність викону-ваною роботою тими, хто працює в головному офісі, завдяки суттєво гнуч-кішій структурі підприємства. Причому структура мережевої (віртуальної) корпорації — найбільш гнучка з усіх можливих форм існування ділових організацій.
Зрештою подолання деяких аспектів недостатнього контролю і підви-щення залученості співробітників в загальну справу необхідно використо-вувати засоби сприяння груповій роботі.
Особливість глобальної мережевої корпорації полягає також у тому, що виникає необхідність в керівниках, які підготовлені до роботи в різних країнах. Не зважаючи на те, що основні функції управління: планування,
Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М. та ін. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)
Організація, лідерство, контроль не міняються від того, проходять операції компанії в одній країні або декількох одночасно, існують чинники відмін-ності в навколишньому середовищі, яким необхідно відповідати:
1. соціально-культурні відмінності між країнами;
2. відмінності в економічному розвитку;
3. відмінності в законодавстві. Таким чином, це підвищує частку ризику для бізнесу. Внутрішня структура міжнародної компанії повинна відповідати декільком наборам параметрів зовнішнього середовища, що формує різні культури, усередині яких знаходяться клієнти компанії, а також постачальники продукції і різ-ного сервісу, що найбільш важливо для аутсорсинга.
Ідеологія офісу постійно змінюється й розвивається. У значно більшо-му ступені буде використана технологія віртуальної реальності, тобто ство-рення штучного навколишнього середовища за допомогою комп’ютерних технологій. Широко розповсюдженими стануть такі поняття, як «віртуаль-ний офіс», «віртуальні архіви й бази даних», «віртуальні тури», «віртуальні тренажери», «віртуальні конференції» тощо.
Офіс майбутнього — це не тільки передові інформаційні технології, але й нові підходи до планування будівель і організації внутрішнього прос-тору. Можливо, в майбутньому офісом будуть називатись ошатні будинки в оточенні саду або ландшафтного парку, з комфортними меблями й теп-лим інтер’єром, і тим самим схожі скоріше на приватну оселю, а функції бек-офісу будуть передаватись спеціалізованим фірмам.
Джерело: http://ebooktime.net/book_111_glava_13_2.3._Віртуальній_о.html |
