Розглянемо  деякі автоматизовані системи, розроблені для вирішення завдань діловодства.

1.      АСКІД (Автоматизована система виконання документів і доручень) 1.0, розробник - компанія Біник

Програма контролює виконання документів у визначений термін. У АСКІД [16] організовано два журнали документів, при додаванні нового документа існує можливість автоматичного інкремента номери. Інтерфейс виконаний з колірним попередженням: прострочені документи виділяються червоним кольором; документи з терміном, що наближається до терміну виконання, виділяються жовтим кольором. Система виконує пошук документів за атрибутами: вхідний / вихідний номер, відправник, дата відправлення / отримання, тема. Виконані документи автоматично переносяться в розділ «виконані».

Переваги АСКІД:

1. Багаторівнева вертикальна система наскрізного контролю: доручення можуть видаватися виконавцям на основі доручень отриманих від вищого керівництва (рис.1 дод.1).

2. Легкість впровадження: система проста в освоєнні і не вимагає спеціального навчання користувачів. При розгортанні АСКІД не вимагає встановлення програм на робочих місцях. На комп'ютері користувача необхідний тільки Internet Explorer.

3. Гнучкість: для кожного керівника, заступника керівника або менеджера можуть бути визначені свої види документів і категорії доручень

4. Обмін інформацією: система дозволяє вести листування з питань, пов'язаних з виконанням доручення, як між керівником і виконавцями, так і виконавцям між собою за допомогою вбудованих інструментів (рис.2 дод.1).

2.      CompanyMedia, розробник - компанія АйТі

Система CompanyMedia [7, 15] складається з декількох програмних продуктів, які можна використовувати незалежно один від одного. Система призначена для ведення електронного документообігу, інформаційної підтримки організаційно-розпорядчої та виробничо-господарської діяльності. Вона забезпечує вирішення таких ключових завдань, як:

·         підготовка документів з особистих і загальним шаблонами, створеним користувачем, погодження та передача документів на реєстрацію;

·         реєстрація всіх видів документів компанії, в тому числі вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх службових документів, договорів, організаційно-розпорядчих документів і документів довільної форми, необхідної клієнту;

·         планування, підготовка та проведення засідань, а також контроль виконання прийнятих рішень;

·         створення з усіх видів документів доручень, резолюцій і можливість реєстрації відповідей на них;

·         автоматична доставка електронних документів виконавцям;

·         постійний контроль виконання документів і резолюцій, здійснення зворотного зв'язку між ініціатором завдання і виконавцем;

·         підготовка договорів, узгодження, візування, зберігання їх актуального реєстру;

·         створення списку штатних співробітників, анкет і особових справ, комплексне управління персоналом;

·         сканування великої кількості документів, створення і ведення електронних архівів документів.

Система електронного документообігу CompanyMedia в цілому дозволяє налагодити в організації «наскрізний» обмін документами (що означає можливість легко простежити рух документів не тільки всередині одного підрозділу, але і між філіалами організації), забезпечує глобальне їх візування, нормалізує контроль виконання документів і доручень керівництва [1 , 5].

CompanyMedia в основному призначена для великих і середніх державних установ і комерційних організацій. Разом з тим, гнучка структура цього програмного продукту, модульний принцип побудови є досить привабливими і для невеликих організацій.

Необхідно відзначити, що CompanyMedia створювалася компанією «Интертраст» у суворій відповідності з державними стандартами в області діловодства [11, 15, 31]. При її розробці проводилися консультації з фахівцями Всеросійського НДІ документознавства та архівної справи (ВНИИДАД).

CompanyMedia має чотири сертифікати якості Держстандарту РФ за системою Молс на системи «CompanyMedia-Діловодство», «CompanyMedia-Проекти», «CompanyMedia-Планування», «CompanyMedia-Управління персоналом».

Переваги організації електронного документообігу на основі CompanyMedia в порівнянні з традиційним документообігом очевидні:

·         співробітники користуються єдиними базами даних, що дозволяє швидко отримувати документ, створений колегами;

·         за допомогою системи електронного документообігу зручно контролювати виконання документа;

·         керівник завжди знає, де зараз знаходиться його документ і хто його виконавець;

·         система вчасно повідомляє про терміни виконання документа / доручення, автоматично створюючи документ-нагадування.

3.      БОСС-Референт, розробник - компанія АйТі

Система БОСС-Референт [22] розроблено для автоматизації управлінського документообігу та діловодства [21]. Її споживачами є комерційні компанії, федеральні державні унітарні підприємства, державні органи влади. Система має сертифікат відповідності ГСДОУ, а її розробник, компанія «АйТі» має сертифікат ISO 9001, що засвідчує систему «... менеджменту якості сертифікованої компанії стосовно проектування, розробки, виробництва та обслуговування програмних засобів для обробки документів та вирішення організаційно-економічних завдань ... »[4, С. 55]

Головними результатами впровадження системи є:

·         підвищення керованості організації;

·         новий рівень виконавської дисципліни;

·         підтримка регламентів внутрішньокорпоративного взаємодії;

·         підвищення швидкості прийняття рішень;

·         створення умов для обміну знаннями та інформацією;

·         вдосконалення процесів, продуктів і послуг організації.

Переваги системи БОСС-Референт [15]:

Система БОСС-Референт, побудована на платформі IBM Lotus Domino / Notes, займає лідируючі позиції на вітчизняному ринку завдяки ряду переваг, серед яких:

·         засоби створення єдиного інформаційно-управлінського простору для організацій будь-якої складності: розподілених, багаторівневих, функціонально-проектних;

·         підтримка складних маршрутів узгодження документів;

·         развіваемость рішення. Швидка автоматизація бізнес-процесів завдяки наявності вбудованих процесів обробки документів, що настроюються і модифікуються з урахуванням специфіки замовника;

·         надійна робота, високі показники продуктивності, зручність адміністрування та масштабування, Web-доступ;

·         наявність засобів захисту інформації, можливість побудови на базі БОСС-Референт системи юридично значущого електронного документообігу;

·         простота освоєння користувачами;

·  успішне використання системи провідними компаніями та організаціями Росії.

4.      Optima Workflow, розробник - компанія Оптіма

Система Optima Workflow [15] призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування і зберігання документів або інших інформаційних об'єктів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства й організації документообігу. До складу системи Optima Workflow входять п'ять програмних модулів, які можуть бути встановлені на різноманітні клієнтські станції або серверне обладнання в корпоративній мережі, в залежності від методів організації процесів документообігу і створення робочих місць користувачів.

Впровадження подібної системи в організації забезпечує наступні можливості:

·         централізоване зберігання документів в електронному вигляді;

·         формалізацію процедур створення і обробки документів;

·         наявність case-подібного графічного редактора для опису процесів руху документів і технологічних операцій на етапі роботи з ними;

·         єдині управління і контроль за рухом документів у рамках бізнес-процесів.

Контроль за виконанням документа [1, 10, 14] реалізований наступним чином: створюється спеціального виду документ - «документ на контролі», який поміщається на «дошку оголошень». Виконавці можуть не тільки ознайомитися із змістом доручення, але і безпосередньо в документ внести відомості про хід виконання, відзначити факт виконання і т.д. Все це відбувається в одному примірнику документа, який не тиражується і не розсилається на адресу всіх згаданих в документі контролерів, виконавців і співвиконавців. Повідомлення розсилаються по електронній пошті MS Outlook / Exchange.